Ben jij een enthousiaste en servicegerichte secretaresse en houd jij van de dynamiek van het onderwijs? Kun jij overzicht, rust en structuur houden, zowel voor jezelf als voor jouw collega’s? Bekijk dan deze vacature.
Hoe jij bijdraagt aan een optimale ondersteuning
Regelen en organiseren is voor jou vanzelfsprekend. Vanuit jouw dienstverlenende karakter ondersteun je het college van bestuur en de bestuurssecretaris bij het maken van afspraken en planningen en zorg je voor verslaglegging van verschillende typen vergaderingen van het bestuursbureau en het directieoverleg. Je bent nauwkeurig, brengt structuur aan en doet voorstellen om administratieve processen te optimaliseren.
Je komt te werken op het bestuursbureau van Meerkring waar je samen met jouw collega’s van de bestuusondersteuning een verbindende factor bent. Jouw werkdag heeft veel diversiteit en vraagt ook om flexibiliteit. Deze dynamiek past bij jou. Of het nu gaat om het verbeteren van interne processen of het organiseren van een evenement, jouw input wordt gewaardeerd. De sfeer op het kantoor is informeel maar professioneel en er is altijd tijd voor een lach, zelfs tijdens drukke momenten.
Jouw werkdag
8:00 Je begint je dag meestal met een kop koffie/thee, gevolgd door een kort overleg waarbij jullie de taken onderling verdelen en elkaar op de hoogte brengen van lopende zaken. Jouw werktijden zijn flexibel. Het is maar net hoe het uitkomt, zolang jij je werk goed weet in te plannen en af te ronden. Jouw timemanagement skills zijn namelijk uitmuntend.
8:30 Vanuit de verschillende verzoeken en belangen beheer jij de complexe agenda’s van het bestuur. Dus jij werkt voortvarend en secuur alle agenda’s bij. Er moet per direct een belangrijke afspraak ingepland worden met de hoogste prioriteit. Jij zet je creativiteit en people skills in om deze goed in alle agenda’s te krijgen.
9:00 Volgende week staan er vergaderingen gepland. Om deze soepel te laten verlopen, bereid jij alles proactief voor en zorg jij dat de aanwezigen tijdig de juiste en uitgewerkte stukken ontvangen om zich voor te bereiden.
9:15 Tussendoor ontvang je ook regelmatig telefoontjes van ouders, leerkrachten en externe partners. Dit vind je leuk, want met jouw hoge mate van hostmanship geef je met elk gesprek de ander het gevoel van welkom en waardering en daarmee los je elk probleem op.
11:00 Inmiddels ben je klaar met de voorbereiding van de vergadering en heb je een idee bedacht voor het optimaliseren van de mailbox. Om de haalbaarheid van dat idee te toetsen bespreek je dit met jouw hechte teamgenoten. Fijn dat er ook ruimte is voor jouw ideeën! Tot slot werk je de mailbox weer even bij en handel je wat telefoontjes af voordat de lunch begint.
12:15 Lunchtijd! Gezellig… Samen met een aantal collega’s van het bestuursbureau geniet van je van een welverdiende lunchpauze. Want waar hard wordt gewerkt, moet je goed voor jezelf blijven zorgen.
12:45 Na de lunch bereid je de nieuwe medewerkersdag voor met de vaste vrijwilliger van het bestuursbureau (een fijne collega waar je regelmatig een beroep op doet voor een klus of boodschap). Dat betekent goody bags vullen met de door jouw bestelde PR middelen. Als de tasjes klaar staan, zit je werkdag er bijna op. Maar eerst afdeling communicatie even bijpraten over de stand van zaken wat betreft de nieuwe medewerkersdag. Zo weten we weer waar we de volgende keer zijn gebleven in de voorbereiding.
13:30 De dag zit er op. Morgen begin je later, want dat komt net even beter uit met jouw privé agenda en dat heb je uiteraard samen met jouw teamgenoten afgestemd. Voldaan en tevreden pak jij je spullen en ga je naar huis. Aan het einde van de dag kijk je met voldoening terug op alles wat je hebt bereikt, wetende dat jouw bijdrage onmisbaar is voor het succes van onze scholen.
Wat we je beloven
We beloven je een plek van betekenis binnen onze stichting Meerkring waar je ruimte krijgt voor jouw creativiteit en ideeën. Ook krijg je:
- Een brutosalaris van € 2.392,- - € 3.588,- bij een fulltime dienstverband afhankelijk van je ervaring en opleiding (cao PO);
- Een arbeidsovereenkomst voor 20 uur per week met uitzicht op een vast contract binnen Meerkring. Je kunt vier dagen van vijf uur werken of vijf dagen van vier uur. Een ideale mogelijkheid om deels onder schooltijden te werken. We vragen hierin flexibiliteit; soms is het nodig om 's middags of 's avonds aanwezig te zijn voor vergaderingen of bijeenkomsten.
- Reiskostenvergoeding (o.b.v. cao PO), 8% vakantiegeld en 8,33% eindejaarsuitkering;
- Collectiviteitskorting op diverse verzekeringen.
Jouw waardevolle toevoeging
Naast een afgeronde relevante opleiding op minimaal MBO-niveau, zien wij graag een nieuwe collega die ruime werkervaring in een vergelijkbare rol heeft. Jouw primaire zorg is het ontzorgen van het college van bestuur. Agendabeheer gaat hierbij verder dan het sec inplannen van afspraken. Jij bent de assertieve meedenkende kracht hierachter. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het beheer van meerdere mailboxen. Hiervoor is het noodzakelijk dat je prioriteiten kan stellen, stressbestendig bent, organisatiesensitief en de Nederlandse taal goed beheerst. Je bent iemand die stevig in zijn schoenen staat en je maakt makkelijk contact. Ben je positief ingesteld, proactief en kun je structuur aanbrengen? Dan ben jij degene die we zoeken!
We ontmoeten je graag
Wil jij jouw krachten bundelen, dan zien we heel graag jouw sollicitatie binnenkomen! Upload jouw motivatie en cv voor 13 september 2024 via de 'SOLLICITEER DIRECT' knop. Voor meer informatie kun je contact opnemen met Marloes Rothengatter, Bestuurssecretaris a.i., via 06 23 131 892 of marloes.rothengatter@meerkring.nl.
Is dit niet de functie waar je naar op zoek bent, maar ben je wel geïnteresseerd om bij Meerkring te werken? Stuur dan vooral een open sollicitatie naar werken@meerkring.nl. We denken graag met je mee over de mogelijkheden bij Meerkring. Ontwikkel samen met ons het onderwijs voor de toekomst!